第一章 总   则

第一条 为做好我所公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《中国科学院公文处理办法》，结合我所实际情况，制定本办法。

第二条 公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规，制定我所规章制度、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 我所综合办公室是我所公文处理的管理部门，由专人负责公文处理工作，并对所职能部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第六条 根据中科院规定，我所常用的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。位置顶格编排在版心左上角第一行，用6位3号阿拉伯数字。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。位置顶格编排在版心左上角第二行，用3号黑体字，如有数字用阿拉伯数字标注，中间加五角星。例：秘密★1年

（三）紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。位置为文件左上角。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。例：半发人字〔2012〕5号。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。单位负责人签发的日期或会议通过的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条 公文的版式按照国家2012年发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）标准执行。

第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

    第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据职权范围和隶属关系正确选择，一般不得越级行文，特殊情况应当同时抄送被越过的机关。

    (一)凡属行政事项，应以行政名义行文；凡属党务事项，应以党组织的名义行文。

    (二)凡向院党组、院机关各部门的请示、报告等应使用上行文；所的决定、工作部署、重要通知、通报；下达工作计划，所的工作总结、颁布重要条例和规章制度，中层干部任免，中、高级专业技术职务聘任等均应以所的名义，使用平行（或下行文）文。向地方政府等有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题、请求审批等事项，一般以函的形式。

第十三条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二） 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

第五章 发文办理

第十四条  发文办理主要程序包括：公文拟制、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。

第十五条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草人必须征求相关地区或者部门已经，力求达成一致。

第十六条 正文中引用公文应当先引标题、后引发文字号，日期要写具体的年、月、日。

     第十七条 文件结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“(一)”；第三层为“1”；第四层为“(1)”。

第十八条 办理所发文（涉密文件除外），需统一使用所ARP系统办理，具体执行《中国科学院半导体研究所电子公文管理规定》，纸质文件办理，需填写“中国科学院半导体研究所公文稿纸”进行相关审批。

第十九条 公文文稿签发前，由综合办公室进行审核。审核重点是：行文理由是否充分，行文的方式是否妥当，文种是否正确，格式是否规范及其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十条 我所正式公文由所长进行签发，普通的外事公文由主管外事工作副所长签发。签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第二十一条 正式公文印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

第二十二条 所正式公文由综合办公室统一确定发文文号、印制、盖章、发布（规章制度）、归档。

第六章 收文办理

第二十三条 收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

第二十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室统一签收登记，提出拟办意见，重要公文送所领导批示后办理。综合办公室应建立、健全公文催办、查办制度，做到紧急文件跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
    第二十五条 承办部门收到交办的公文要有签收、登记等公文管理程序，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按照时限要求办理，对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合办公室，并说明理由。
   第二十六条 属于部门职权范围的事项，应由部门自行办理；涉及两个以上部门的公文，由主办部门会同相关部门共同办理，不得推诿、贻误工作。
   第二十七条 审批请示类公文时，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅表示同意。办理阅知类公文时，相关人员圈阅表示已阅知。

第七章 公文管理

第二十八条  我所的公文由综合办公室负责统一管理，所属职能处室应配备兼职文书人员负责本部门的公文管理工作。

第二十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十一条 所属有关人员外出开会带回的文件要及时到所综合办公室登记，以便为日后的查找、利用提供依据。

第三十二条 公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和院、所的有关规定，及时整理、归档，定期向综合档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条 所属人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条 所涉密公文的管理，执行所《保密工作管理制度》有关涉密文件管理规定执行。

第八章 附   则

第三十五条 本办法由综合办公室负责解释。

第三十六条 本办法自下发之日起施行。中科院半导体研究所关于《中科院半导体研究所公文处理办法》（半发办字〔2001〕11号）同时废止。